Att genomföra en företagsflytt är en omfattande och ibland utmanande process som kräver planering, struktur och framför allt – rätt kompetens. Det handlar inte bara om att flytta möbler från punkt A till punkt B. En kontorsflytt eller annan typ av flyttning av företag innebär även logistisk planering, IT-hantering, dokumentation, och minimering av driftstopp. Med rätt flyttfirma för företag kan du dock göra hela processen smidigare, tryggare och mer kostnadseffektiv.
I den här guiden går vi igenom allt du behöver veta för att lyckas med flytten – oavsett om du driver ett mindre kontor, en större organisation eller är ansvarig för en myndighet.
Anlita en flyttfirma specialiserad på företag
Att använda sig av en professionell flyttfirma som jobbar med företag innebär många fördelar. Dels sparar du tid och resurser, men framför allt får du tillgång till erfarenhet och verktyg som säkerställer att flytten sker utan problem.
En vanlig flyttfirma som är inriktad på privatpersoner har sällan den utrustning eller kompetens som krävs vid en kommersiell flytt. En specialiserad företagsflyttstjänst däremot har vana vid:
- Flytt av teknisk utrustning som servrar, skrivare och arbetsstationer
- Tidsoptimering för att minska stillestånd
- Demontering och montering av kontorsmöbler
- Tydlig dokumentation och inventarielistor
Dessutom erbjuder många företag flyttstöd även före och efter själva transporten – exempelvis hjälp med projektledning, logistik, uppmärkning och återvinning.
Planering – nyckeln till en lyckad företagsflytt
Innan flyttkartongerna packas och skrivborden monteras ner är det avgörande att ha en tydlig plan. Planeringsfasen är ofta den mest avgörande delen av hela processen, och en väl genomtänkt strategi kan spara både pengar och stress.
Gör en behovsanalys
Börja med att analysera vad flytten faktiskt innebär. Vilka avdelningar påverkas? Hur mycket utrustning och inventarier ska flyttas? Behöver ni hyra tillfälliga lokaler?
Tidsplan och deadlines
Sätt upp realistiska tidsramar för varje steg i flytten. Det kan handla om allt från uppsägning av befintliga lokaler till datum då verksamheten ska vara igång i de nya lokalerna.
Utse en intern projektledare
Att ha en kontaktperson internt som driver projektet framåt och håller kontakt med flyttfirman är ofta avgörande för att saker inte ska falla mellan stolarna.
Så går en företagsflytt till – steg för steg
En kontorsflytt eller flytt av verksamhet sker i regel i flera faser. Nedan följer en generell översikt av hur en professionell företagsflytt ofta går till.
1. Offert och platsbesök
De flesta flyttföretag erbjuder kostnadsfri offert och ibland även platsbesök där de går igenom lokalernas förutsättningar och omfattningen av flytten.
2. Förberedelser och märkning
För att undvika misstag under själva flyttdagen är det viktigt att alla inventarier är korrekt märkta. Det gäller både möbler, teknik och kartonger.
3. Flyttdag(ar)
Själva flytten sker ofta kvällstid eller på helger för att inte påverka den dagliga verksamheten. Här krävs struktur och samarbete mellan alla parter.
4. Montering och uppställning
När utrustningen är på plats i de nya lokalerna hjälper många flyttfirmor till med att montera möbler, installera teknik och se till att allt fungerar som det ska.
5. Efterarbete
Eventuellt emballage tas om hand, återvinning ordnas och slutstädning kan ofta erbjudas som tilläggstjänst.
Vanliga utmaningar vid flytt av företag
Att flytta en verksamhet är en komplex process, och det finns ett antal vanliga fallgropar att se upp för. Med rätt förberedelser kan de dock undvikas.
IT och teknik
En av de mest känsliga delarna vid en företagsflytt är tekniken. Servrar, nätverk, backup-lösningar och arbetsstationer måste kopplas ner, transporteras säkert och installeras korrekt.
Kommunikation med personal
Att inte informera personalen tillräckligt tidigt och tydligt skapar onödig oro och förvirring. Se till att inkludera personalen i processen – ju mer de vet, desto smidigare går flytten.
Driftstopp och produktionsbortfall
Varje timme utan fungerande verksamhet innebär kostnader. Därför är det viktigt att planera in så korta driftstopp som möjligt, eller flytta under tider då verksamheten ändå står still.
Miljövänlig och hållbar företagsflytt – tänk grönt
Allt fler företag efterfrågar idag hållbara kontorsflyttar med fokus på miljö och återbruk. Det finns flera sätt att minska miljöpåverkan vid en flytt:
- Återanvänd befintligt material så långt det går
- Sälj eller skänk bort möbler ni inte längre behöver
- Använd miljömärkta flyttkartonger
- Välj en flyttfirma som arbetar med klimatsmarta transporter
Ett grönt tänk i flytten kan dessutom vara en del av företagets hållbarhetsprofil, något som i sin tur stärker varumärket.
Tjänster som ofta ingår i företagsflytt
När du anlitar ett professionellt företag för flyttning av verksamhet kan du ofta välja mellan flera olika tilläggstjänster. Dessa kan anpassas efter just ert behov och bransch:
- Packhjälp (inklusive känslig teknik och dokument)
- Montering/demontering av kontorsmöbler
- IT-flytt och teknisk installation
- Lagerhållning av utrustning
- Städning av gamla och nya lokaler
- Avfallshantering och återvinning
- Internflyttar inom fastighet
Många företag erbjuder även flyttcoacher eller projektledare som hjälper er att hålla ihop hela processen från start till mål.
Flyttning företag – att tänka på vid val av flyttfirma
Alla flyttfirmor är inte lika. När du ska välja leverantör för din företagsflytt, finns det några viktiga faktorer att ta hänsyn till:
- Har de tidigare erfarenhet av kontorsflyttar eller industriella flyttar?
- Erbjuder de försäkringar för känslig utrustning?
- Finns det möjlighet till flytt under kvällar och helger?
- Har de goda referenser från andra företag?
- Är de transparenta med priser och villkor?
Att göra ordentlig research kan spara både tid och pengar längre fram.
Gör flytten till en nystart
En flyttning av företag behöver inte vara stressig eller svår. Tvärtom kan den vara ett utmärkt tillfälle att strukturera om, förnya och effektivisera verksamheten. Genom att ta hjälp av en erfaren flyttfirma, planera noggrant och engagera personalen i processen kan ni förvandla en potentiell utmaning till en möjlighet.
Glöm inte: varje företagsflytt är unik. Därför är det viktigaste att du väljer en lösning som är anpassad för just ditt företags behov.
Letar du efter en pålitlig partner för företagsflytt, kontorsflytt eller verksamhetsflytt? Då är det hög tid att ta kontakt med en erfaren aktör som vet vad som krävs – från första kartongen till sista kabeln.